Eksempel på informationsbrev

Hvordan får man den nye ferielov implementeret i praksis i sin virksomhed, og er der i øvrigt ikke også noget med, at den allerede har fået betydning fra 1. september i år (2019)?

Som virksomhedsejer/ledelse bør man allerede nu gøre sig overvejelser om, hvilken betydning loven får for virksomheden. Loven lægger op til, at man som virksomhed kan vælge at ens medarbejdere kan holde ferie på forskud. Det er dog ikke en ret som medarbejderne automatisk får, hvorfor dette skal aftales særskilt i den enkelte virksomhed.

Virksomheden kan også  (stadig) vælge at give medarbejderne mulighed for at overføre ubrugte feriedage til næste ferieår, hvilket ledelsen bør tage stilling til. Skal virksomheden fortsætte med den nuværende politik for overførsel, eller skal den evt. ændres?

Endeligt skal ledelsen have besluttet om de indefrosne midler i forbindelse med overgangsordningen skal forblive i virksomheden indtil medarbejderen forlader arbejdsmarkedet, eller om de indefrosne midler skal indbetales til ”Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler”.

Når man som virksomhed har besluttet sig for, hvorledes den nye ferielov konkret skal have indflydelse på ens virksomhed, vil jeg anbefale, at man snarest muligt informerer sine medarbejdere om, hvad man har besluttet og hvilke konsekvenser dette får for medarbejderne. På den måde kan man imødekomme usikkerhed, og frustrationer fra medarbejderne som følge af lovændringen, og det tvinger i øvrigt også ledelsen til at tage stilling til de forhold, hvor loven lægger op til differentiering.

Nedenstående er mit bud på et informationsbrev til medarbejderne i den forbindelse.

Jeg skal understrege, at teksten er et eksempel og det kan ikke erstatte egentlig juridisk rådgivning. Eksemplet er ment som inspiration, og forhåbentligt kan det også give et overblik over hvad den nye ferielov betyder i praksis i den enkelte virksomhed.



INFORMATION OM DEN NYE FERIELOV

Folketinget har vedtaget en ny ferielov, der ændrer det danske feriesystem for månedslønnede fra forskudt ferie til såkaldt samtidighedsferie.

Dette informationsbrev sender vi til dig for at informere dig om de nye regler, og hvordan vi håndterer dem her i virksomheden.

Den nye ferielov træder i kraft den 1. september 2020. Du skal dog være opmærksom på, at der allerede fra den 1. september 2019 gælder en overgangsordning for overgangen til den nye ferielov.

Nedenfor er en kort beskrivelse af hovedpunkterne i den nye ferielov:

NUGÆLDENDE FERIELOV:
I dag optjener du som alle andre ferie forskudt sådan, at ferie optjenes i et kalenderår og afholdes i et efterfølgende ferieår.

Dette ændrer sig grundlæggende med den nye ferielov, i det du fra 1. september 2020 vil optjene og afholde ferie samtidigt.

DE NYE FERIEREGLER – SAMTIDIGHEDSFERIE:
Samtidighedsferie betyder, at du optjener og afvikler din ferie på samme tid henover den nye optjeningsperiode, der løber fra 1. september til 31. august – men dog med en mulighed for, at holde ferie i periode på samlet 16 måneder, der løber samtidig med ”optjeningsperioden” fra 1. september til 31. august men så også i en yderligere periode på 4 måneder indtil 31. december.

Du har altså en periode på 16 måneder fra 1. september til 31. december (”afholdelsesperioden”) til at afholde den optjente ferie.

Du vil fortsat optjene ret til 2,08 dages betalt ferie om måneden således, at der på et år optjenes ret til 25 dages betalt ferie.

DET NYE FERIEÅR:
Ved ”ferieåret” skal i den nye ferielov forstås den periode hvor medarbejderne optjener ferie. Den nye optjeningsperiode, vil løbe fra den 1. september til den 31. august.

Det første nye ferieår løber fra den 1. september 2020 – 31. august 2021

DEN NYE FERIEAFHOLDELSESPERIODE:
Ved ferieafholdelsesperioden i den nye ferielov skal forstås ferieåret med tillæg af yderligere 4 måneder. Det vil sige fra 1. september i ét år til 31. december det efterfølgende år og ferieafholdelsesperioden vil dermed vare i 16 måneder. Første ferieafholdelsesperiode er fra den 1. september 2020 – 31. december 2021. Du vil som i dag have ret til at holde mindst 4 ugers ferie i ferieafholdelsesperioden og til at holde 3 ugers sammenhængende ferie (hovedferien) i perioden fra 1. maj – 30. september.

FERIE PÅ FORSKUD:
Det bliver med den nye ferielov muligt for os at aftale, at du holder betalt ferie på forskud.

Vi kan ved din fratræden modregne værdien af den forudbetalte ferie i din løn og feriebetalinger.

[Vi har valgt, at [beskrivelse af politik for aftaler om afholdelse af ferie på forskud].

OVERFØRSEL AF FERIE
Der vil ligesom under den nugældende lov være mulighed for os at aftale overførsel af ferie udover 4 uger, sådan, at den sidste ferieuge overføres til afholdelse i den følgende ferieafholdelsesperiode.

Du kan ligesom under den nugældende lov akkumulere ferie.

Overført ferie skal afholdes før optjent ferie (men bemærk, at optjent ferie under feriehindring skal afholdes før overført ferie). Rangfølgen er altså (i) feriehindret ferie, (ii) overført ferie og (iii) almindelig optjent ferie.

[Vi har valgt, at [beskrivelse af politik for aftaler om overførsel af ferie].

Ved en feriehindring (sygdom, barsel m.v.) op til ferieafholdelsesperiodens udløb overføres op til 4 uger årligt betalt ferie til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.

Den overførte ferie ved feriehindring afholdes før anden ferie og indgår ikke i opgørelsen af 4 ugers ferie ved (i) overførsel af ferie udover 4 uger, (ii) udbetaling af ferie udover 4 uger ved ferieårets udløb eller (iii) udbetaling af ferie udover 4 uger ved ferieafholdelsesperiodens udløb.

Hvis hindringen fortsat består, eller der opstår en ny feriehindring op til den efterfølgende ferieafholdelsesperiodes udløb, overføres ferien på ny.

Hvis feriehindringen enten er sygdom eller barselsorlov og fortsat består op til den efterfølgende ferieafholdelsesperiodes udløb, kan den feriehindrede overførte ferie udbetales.

ØGET MULIGHED FOR DIREKTE UDBETALING AF FERIE:
Vi kan med den nye ferielov aftale med dig, at ferie udover 4 uger udbetales til dig allerede efter den 31. august.

Uanset hvad har du dog krav på, at få udbetalt ferie udover 4 uger, der ikke er udbetalt eller afholdt den 31. december, medmindre vi har skriftligt aftalt, at ferien skal overføres til det næste ferieår.

FERIETILLÆG
Ferietillæg vil også fortsat eksistere med den ny ferielov og vil fortsat udgøre 1 %. Ferietillægget skal udbetales enten samtidig med, at den dertil svarende ferie begynder eller i maj (for perioden september – maj) og i august (for perioden juni – august).

I forbindelse med overgangsperioden (1. september 2019 – 31. august 2020) og den nye ferielovs ikrafttræden (perioden efter 1. september 2020) vil ferietillæg blive udbetalt som følger:

Den del af ferietillægget der optjenes i perioden fra 1. januar 2019 til 31. august 2019, udbetales i maj 2020. Ferietillægget vil blive beregnet af kun 8 måneders løn fremfor det normalt 12 måneders løn og bliver altså også mindre end normalt.
Den del af ferietillægget der optjenes i perioden fra 1. september 2019 til 31. august 2020 vil ikke blive udbetalt. Ferietillægget er nemlig inkluderet i de 12,5%, der indefryses.

Fra og med den 1. september 2020 vil ferietillæg blive udbetalt to gange om året. Den 31. maj vil du modtage ferietillæg bagudrettet for månederne september til og med maj og den 31. august vil du modtage ferietillæg for månederne juni til og med august.

FERIEGODTGØRELSE:
Feriegodtgørelse eksisterer ligeledes fortsat med den nye lov.

Funktionærer skal således fortsat have feriegodtgørelse ved fratræden – og kan fortsat vælge 12,0 i feriegodtgørelse forud for ferieåret, som hidtil (særligt relevant for provisionslønnede funktionærer).

Timelønnede vil også fortsat optjene og skal fortsat have indbetalt feriegodtgørelse til Feriekonto.

En særlig forskel fra tidligere vil dog være, at fx funktionærer, der fratræder generelt vil få mindre i feriegodtgørelse, fordi den optjente men ikke afholdte ferie per fratrædelsestidspunktet vil være mindre (fordi de løbende afholder den optjente ferie).

VARSLING AF FERIE:
Afholdelse af hovedferien skal fortsat varsles 3 måneder før afholdelsen, og al anden ferie skal varsles 1 måned før afholdelse.

Det vil fortsat være muligt at aftale et kortere varsel eller en frivillig afholdelse, men det vil kræve en ”aktuel og konkret” aftale. Det vil sige, at hvis vi i din ansættelseskontrakt generelt har aftalt, at ferielovens varslingsregler kan fraviges, så er denne aftale ikke gyldig efter den 1. september 2020.

GRUNDTANKEN MED DE NYE REGLER:
Grundtanken med det nye ferieår og den nye ferieafholdelseperiode er, at ”ramme” medarbejdernes typiske feriemønstre – og altså sikre overgang til samtidighedsferie og dermed betalt ferie for de nyansatte.

Hver måned optjenes således 2,08 feriedage, som allerede kan afholdes måneden efter. Ansættes medarbejderen pr. 1. september og vil holde vinterferie i februar, vil medarbejderen derfor have optjent 10 feriedage, hvoraf 5 feriedage fx kan bruges til vinterferie og 5 feriedage kan gemmes til sommerferien, hvor medarbejderen så vil have 15 feriedage til rådighed. Herefter har medarbejderen 5 feriedage tilbage i september, som medarbejderen fx kan bruge til ferie i efteråret.

OVERGANGSORDNING – AKTUEL NU:
Som noget særlig indføres en overgangsordning i den nye lov, hvor ferie optjent i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020 ”indefryses”.

Overgangsordningen er indrettet sådan, at du ikke taber optjent ferie på noget tidspunkt i det løbende ansættelsesforhold – de overgår således fra ferie, som er optjent tidligere til ferie der optjenes løbende. Den ”forskudte” optjente ferie indefryses imidlertid og udbetales ikke.

Overgangsordningen skal gøre overgangen fra forskudt ferie (det eksisterende system) til samtidighedsferie nemmere.

Overgangsordningen indebærer, at ferie med løn, der optjenes i perioden fra den 1. september 2019 til den 31. august 2020 efter den nuværende ordning, indefryses og ikke kan afholdes eller udbetales.

Selvom der indefryses ferie, vil du ligesom de fleste medarbejdere fortsat kunne afholde deres ferie, som du plejer. Det skyldes, at den ferie, der optjenes i perioden fra den 1. januar til den 31. august 2019 (16,7 feriedage), kan afholdes i perioden fra 1. maj til 30. september 2020. Derefter overgår du til den nye ferieordning.

Hvis du ikke afholder de 16,7 dage i perioden fra 1. maj – 30. september, vil de resterende feriedage blive overført til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode og kan afholdes efter de nye regler.


—oo0oo—

Du bør være særligt opmærksom på:

Hvis du ønsker at holde efterårsferie i oktober 2020, bør du gemme feriedage, der er optjent efter de nuværende ferieregler, så de overføres til den nye ordning.

Det skyldes, at du efter de nye ferieregler kun vil have sparet 2,08 dage op ved udgangen af september 2020.

Det kan altså være en god idé, at du eventuelt overføre ferie til brug for efterårsferien i oktober 2020.

—oo0oo—


DE INDEFROSNE MIDLER:
Vi kan for medarbejdere der afholder ferie med løn, vælge enten (i) at beholde de indefrosne midler og forrente dem selv (indtil der skal ske indbetaling, se nedenfor) eller (ii) foretage straks-indbetaling til en fond ved navn ”Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler” (”Fonden”), der oprettes til administrationen af de indefrosne feriemidler.

[Vi har i denne virksomhed valgt, at [beskrivelse af om virksomheden har valgt at indbetale til Fonden eller beholde de indefrosne midler].]

Vi skal i september 2020 indberette dine opsparede ferierettigheder (tilgodehavende feriemidler) til Fonden.

HVIS I SOM VIRKSOMHED HAR VALGT AT BEHOLDE MIDLERNE:

[Da vi har valgt at beholde midlerne i virksomheden er det et krav, at der sker en årlig indeksregulering svarende til lønudviklingen. Fonden vil herefter opkræve det skyldige beløb – inklusiv den beregnede forrentning – hos os og udbetale beløbet til den enkelte medarbejder, når den pågældende når folkepensionsalderen eller forlader arbejdsmarkedet. Det svarer til, at man med den nuværende ferieordning får udbetalt det sidste års optjente ferie, når man forlader arbejdsmarkedet.]

De indefrosne midler vil blive sikret via Lønmodtagernes Garantifond.